En la actualidad, conviven tres grandes tipos de eventos: presenciales, virtuales y mixtos. En su momento, la pandemia obligó a suspender o posponer muchos de estos acontecimientos y, como alternativa, la tecnología apareció en modo salvador.
Las experiencias generadas fueron tan satisfactorias que los eventos a distancia se consolidaron como un sistema muy válido para llegar al público. Ahora, cuando la situación sanitaria y social se ha normalizado, los eventos híbridos se han incorporado a esta nueva realidad. ¿Quieres saber más sobre todos ellos?
Tipos de eventos corporativos
Dónde se encuentran los protagonistas y a través de qué canales comparten la actividad son los aspectos diferenciales entre estas tres modalidades. En realidad, no has de considerar estas alternativas como excluyentes entre sí, ya que todas pueden convivir dentro de un plan de comunicación corporativa. La consolidación de estas variantes amplía tus opciones para seducir a más cantidad de personas de forma adecuada.
Estas son sus características principales:
- Eventos presenciales: Todos los agentes y participantes comparten un espacio físico concreto.
- Eventos virtuales: Utilizan retransmisiones digitales para garantizar la difusión y la asistencia. Los online son retransmitidos por streaming, mientras que en los 100 % remotos todos los protagonistas (desde los ponentes hasta los asistentes y los técnicos) se localizan en emplazamientos diferentes.
- Eventos mixtos o híbridos. Es la fórmula que combina los dos anteriores. Algunos componentes de la actividad están presentes en un mismo lugar y otros participan a distancia. Se consideran también mixtos aquellos que, realizándose en directo desde un plató de televisión con escenario virtual, se emiten después en remoto.
¿En qué se diferencian, en la práctica, estos eventos corporativos?
En esencia, la calidad del evento es independiente de la modalidad y concepción utilizadas. El formato condiciona cómo va a ser el evento, pero no lo determina. De hecho, la creatividad, la adecuación y la originalidad no dependen de cómo se comparte después cada experiencia.
En cualquier caso, decantarte por un modelo u otro es muy importante. Define unos parámetros de actuación y obliga a adaptar ciertos aspectos específicos de la planificación y la realización de los actos.
Nosotros te sugerimos que analices las cualidades de cada posibilidad en función de los principales atributos tácticos y estratégicos.
Asistencia
La cantidad de participantes en los eventos virtuales e híbridos es ilimitada. Por lo tanto, pueden disfrutar de la experiencia infinidad de personas, pues no hay ningún tipo de condicionante al respecto.
Sin embargo, en los actos presenciales el espacio elegido para la realización marca una limitación evidente: su capacidad. Esta realidad exige anticipar la previsión de los participantes y, lógicamente, cabe la posibilidad de fallar, sea a la baja o al alza. Si te excedes en tus previsiones, el acto parecerá desangelado y habrás desaprovechado parte de tus recursos. Si te quedas corto, perderás la oportunidad de llegar a más personas potencialmente interesadas.
Geolocalización
Las barreras geográficas tampoco son problema alguno para las acciones virtuales y mixtas. Cuando pretendes internacionalizar la acción de comunicación, estos formatos son los indicados. Por el contrario, definir una ubicación física concreta implica favorecer la asistencia de ciertos asistentes y renunciar a otros.
Proximidad y engagement
En términos de humanización, calidez y cercanía, es evidente que los presenciales ofrecen las mejores prestaciones. El contacto físico, el cuerpo a cuerpo entre los participantes, no es comparable a la vivencia producida por los otros planteamientos. Como consecuencia de ello, el enganche emocional que se genera también es superior. En este aspecto, los menos efectivos suelen ser los virtuales.
Costes económicos
La tecnología a distancia te reporta sustanciales ahorros. Cuando la utilizas de una manera exclusiva, todo sale más barato. En similares condiciones, cuanta mayor influencia le des al carácter presencial, mayor inversión tendrás que hacer. El umbral de rentabilidad, por tanto, varía en la misma dirección.
Factores temporales
En líneas generales, el tiempo necesario para organizar los eventos físicos es mucho mayor. En el otro extremo, los puramente online son los menos costosos. También para los invitados, el factor tiempo difiere. Los asistentes que quieren participar a distancia solo han de conectarse unos minutos antes y disfrutar del acto. Cuando se viven en persona, los desplazamientos previos y posteriores al acontecimiento exigen una mayor dedicación y afectan más a la agenda. La flexibilidad siempre aumenta gracias a las nuevas tecnologías.
Protección y seguridad
Los eventos digitales surgieron, precisamente, por este motivo. En tiempos de confinamiento y coronavirus, permitieron su realización libre de riesgos. Además de esta asepsia frente a posibles contagios, se reducen otros riesgos para la integridad de los participantes, como avalanchas, atentados, olas de calor, incendios forestales o derrumbamientos.
Eficacia
Recuerda que el impacto visual, la llegada afectiva y el logro de las metas planteadas no dependen del formato elegido. Si adecúas del modo adecuado el evento a su categoría y a las expectativas del público, la eficacia será máxima en cada una de las alternativas. La cuestión es organizar bien tus eventos y adaptarlos a las exigencias de cada modalidad.
En eventos corporativos, ¿Cuál es la mejor opción de las tres?
La respuesta a esta cuestión es categórica y, al mismo tiempo, múltiple. El tipo de evento ideal es el que mejor se adapta a cada caso o proyecto concretos. El tema, el promotor, el público y el contexto influyen en la decisión correcta. Lo principal es, en cualquier caso, aprovechar al máximo las características de cada formato.
Ahora bien, los especialistas afirman que los eventos mixtos son la evolución natural de esta especie. Dado que comparten las ventajas de los físicos y de los digitales (y reducen sus inconvenientes), todo hace indicar que terminarán consolidándose como la primera opción.
Por otro lado, los costes de retransmitir y planificar online cualquier tipo de evento son inferiores a los potenciales beneficios que reportan.
Para terminar, y con independencia de qué clase de evento estás pensando desarrollar, rodéate siempre de especialistas cualificados. Los factores que influyen en la correcta realización de estas comunicaciones son muchos y complejos. Si cuentas con los profesionales idóneos, estarás mucho más cerca de alcanzar el éxito esperado.
